A principios del siglo XX, se anunciaba el efecto dos mil como la hecatombe mundial. La actualización de los ordenadores al siglo XXI, parecía abocada a un cataclismo y al mismo caos. Nada más lejos de la realidad. Expectantes, aguardamos a que el efecto dos mil hiciera de las suyas y cuando entramos en el nuevo año, la vida, seguía igual. Al menos, en apariencia, ya que, desde entonces, si podemos decir que la informática, ha seguido un curso evolutivo imparable y las nuevas tecnologías, no intimidan por sus posibles fallos. Facilitan la vida cotidiana.
Hablando con nuestros amigos de Kairos, plataforma de gestión de RRHH, hemos ratificado, la necesidad de integrar uno de estos programas en las empresas. ¿Por qué? Porque actualmente, todo, absolutamente todo, esta en la red. No solo en la red, vayamos un paso más allá, la nube es el punto donde convergen todas las tecnologías digitales que pasan por la red. Ya no solo hablamos de internet, hablamos de un todo digital con interconexiones que conectan a países, empresas, personas… La integración es, a día de hoy, vital.
En las últimas dos décadas, los avances en la informática han ido subsanando errores y problemas que podían surgir de la aplicación de las tecnologías informáticas. En un principio, la aplicación de estas herramientas en el sector empresarial, era útil pero no cien por cien efectiva. Las herramientas y programas que se utilizaban para la gestión, no estaban conectados. Existían en ellos una desconexión que no permitía aunar el trabajo. Se trataba de herramientas aisladas e independientes.
De este fallo, surgió la necesidad de integrar todas las herramientas que podía necesitar una empresa en una sola unidad. Un solo programa con el que se podía controlar todo el sistema empresarial. La gran ventaja competitiva de este tipo de programas, era su estandarización. Un mismo programa, es válido para diversas empresas, facilitando la gestión de los datos y mejorando la comunicación entre plataformas.
Durante los últimos años, las mejoras en este tipo de software, son notorias. La integración de los mismos en las empresas, fomenta el crecimiento económico, la productividad y la eficiencia en los ciclos productivos de cada sector. ¿Cómo es posible esto con un solo programa informático? Para que nos entendamos, empecemos por definir mejor el concepto de integración empresarial.
Qué es la integración empresarial y cuáles son sus tipos
Cuando hablamos de integración empresarial, nos referimos a la conexión existente entre todos los sistemas, datos, aplicaciones, API y dispositivos que utiliza una empresa. La finalidad de esta conexión, es lograr un aumento en la eficiencia y la productividad de la propia empresa. La pretensión primera de la integración empresarial es que las tecnologías de la información trabajen en conjunto, facilitando de este modo la operación y la respuesta de la misma empresa antes los cambios y tendencias del mercado.
Dentro del contexto de la integración empresarial, en el cual la tecnología de la información constituye el eje central de toda estrategia de crecimiento empresarial, la integración, se ha ido refinando y redefiniendo, existiendo, en la actualidad varias categorías:
- Integración empresarial de aplicaciones. Esta integración consiste en la conexión entre diferentes aplicaciones que comparten la información y las funciones en tiempo real.
- Integración empresarial de procesos. En este caso, se hacer referencia a la integración de los flujos de trabajo que abarcan varias aplicaciones y sistemas.
- Integración empresarial de datos. Hablamos de este tipo de integración cuando se integran programas que recopilas información de distintas fuentes empresariales bajo una misma base de datos. Con esto se evita que se pierdan los datos o se formen archivos a los que solo tenga acceso un área de la empresa.
- Integración empresarial de dispositivos. También conocida como interoperabilidad, integra los dispositivos, plataformas y sistemas de manera que estos compartan datos y puedan operar de forma coherente el mismo proceso.
Por norma general, una empresa es dueña de todas esas aplicaciones, procesos, datos, dispositivos y sistemas que utiliza en los procesos empresariales. La integración, permite unificar todos estos elementos y combinarlos de manera que la información se encuentre toda en el mismo sitio.
Antes de que llegará a las empresas la integración y todos estos software de gestión empresarial, no existía la cohesión necesaria para unificar todo lo referente a una empresa. La complejidad que conllevaba esa gestión integral, requería solucionar grandes problemas administrativos mediante la contratación de varios equipos y especialista en cada rama concreta. La integración ha facilitado todas estas tareas, unificando los procesos.
Su importancia en la actualidad empresarial, es tal que no hay empresa que no cuente con algún software para gestionar su empresa. Da igual el tamaño de la misma. Con estos programas, quedan solucionados los problemas de crecimiento desordenado de aplicaciones, procesos, datos, dispositivos y sistemas. Gracias al software, todos llevan el mismo ritmo y se actualizan de manera simultánea.
La integración de los datos de la empresa, ofrece nuevos servicios y experiencias de usuario a los clientes. A través de la centralización de los datos en una sola base, el aprovechamiento de la información para personalizar productos y servicio al cliente, se simplifica mucho.
Cómo llevar a cabo la integración en la empresa
Llevar a cabo la integración empresarial es algo que la empresa suele hacer a través de una estrategia tecnológica hecha a medida de la propia empresa. Dicha estrategia, consiste en encontrar el punto clave ene el cual, convergen el modelo de negocio en particular y las tecnologías de la información disponibles para el mismo. Esto conlleva un estudio pormenorizado de cada una de las etapas, durante el que simultáneamente, se identifican las fortalezas y las áreas donde las tecnologías de la información son más útiles a la hora de mejorar el rendimiento de la empresa.
El resultado de un estudio para llevar a cabo la estrategia de integración debería alcanzar mejoras en los siguientes aspectos:
- Mejorar la retención de los clientes.
- Incrementar el rendimiento de los equipos de trabajo.
- Controlar la información existente en las bases de datos.
- Optimizar los procesos productivos y lograr mayor eficiencia.
- Facilitar el mantenimiento del sistema unificado bajo un modelo integrado.
- Asimilar los cambios y acelerar las actualizaciones necesarias de los sistemas de la misma empresa.
- Unificar los criterios que faciliten la toma de decisiones.
La estrategia tecnológica necesaria para conseguir una buena integración empresarial deberá llevarse a cabo siguiendo una serie de pasos o etapas.
En primer lugar, hay que hacer un estudio de las posibles soluciones tecnológicas disponibles en el mercado para cada empresa en particular.
Evaluar si esa tecnología es factible y adecuada para la empresa.
Contar con un análisis de costes y el presupuesto necesario para llevar a cabo la integración.
Estas tres etapas, se componen a la vez en pasos menores para ejecutar correctamente la integración. De manera generalizada, esos pasos, analizan aspectos fundamentales como:
- Las tecnologías existentes y su efectividad en otras empresas.
- Tipos de tecnología que utiliza la competencia.
- La información necesaria para que los especialistas en integración realicen el proceso.
- Los ecosistemas tecnológicos que existen en la actualidad.
- Cuales son las soluciones ideales y necesarias para la empresa.
- El presupuesto necesario para acometer la integración y su aprobación.
Llevado a cabo este análisis, el resultado que obtendrá la empresa, será el coste total que va a generar la implementación del software.
Dado que, en la actualidad, la mayoría de las empresas ya cuentan con algún tipo de software de gestión concreta como puede ser uno de contabilidad o de recursos humanos, estos pueden beneficiarse de la integración.
A razón de cada tipo de empresa y su modelo de negocio, integración puede requerir que se integren algunos de los sistemas ya existentes para facilitar la acción.
Algunos aspectos clave para que la integración empresarial sea adecuada con conocer los elementos que van a ser integrados como los servicios de mensajería, el flujo de datos, la interfaz, etc.
Analizar los modelos de integración disponibles para adecuarlos a la necesidad de la empresa. Dependiendo de la solución que busque cada empresa, existen diferentes modelos de integración que hay que valorar antes de decidirse por uno, para que la integración sea favorable.
Seleccionar un equipo de integración para que se encargue de llevar a cabo la implementación. Es fundamental contar con una persona responsable del proyecto que colabore con los programadores e ingenieros que van a llevar a cabo el proceso de integración.
Una vez sabes el modelo de integración y cuentas con el equipo necesario para implementarlo, hay que definir la información que se va a integrar en el sistema. La empresa debe tener claro de cuál es la información importante para llevar a cabo las funciones de la misma de manera más eficiente y optima.
En última instancia, capacitar a los empleados de la empresa para que se adapten a las nuevas tecnologías implantadas y puedan trabajar conforme al nuevo modelo empresarial. La integración del software empresarial, constituye instaurar un nuevo modelo de organización de la empresa. Su objetivo es optimizar el trabajo de todas las áreas que la componen y mejorar el rendimiento de los equipos de trabajo, aprovechándose de las ventajas que ofrece la tecnología.
