Cómo externalizar servicios de forma efectiva

Cómo externalizar servicios de forma efectiva

En verano muchas empresas aprovechan para realizar balance de los objetivos empresariales y económicos obtenidos hasta el momento. Esto es algo bastante positivo para poder ver los motivos por los que no se están consiguiendo los resultados deseados y marcar una nueva hoja de ruta, o para potenciar las acciones que están haciéndonos conseguir el éxito.

Cuando se hace este tipo de balances suele salir una conversación a la luz entre los dirigentes de la empresa, y es la externalización de servicios. Y es que ofrecer muchos servicios no es siempre algo positivo, pues si no puedes dar servicios de calidad es mejor quedarse en casa.

Al fin y al cabo lo que desea un cliente, sea particular o empresa, es que el servicio que se está prestando tenga un valor y sea de calidad. Cuando ese valor y calidad comprometen otros servicios que son valiosos para la empresa, estamos ante el momento de pensar en externalizar un servicio.

Un servicio de externalización clásico es el de la lavandería, ya que en las empresas en las que el uniforme lo presta la empresa, puede ser muy costoso tener que comprar la maquinaria y contratar al personal necesario para limpiar la ropa. Y aquí es donde entra en juego Clat Gestión de Ropa Laboral, servicios de lavandería industrial y renting textil para un amplio abanico de sectores, y cuya propuesta de valor se basa en una amplia experiencia profesional con máximo control de calidad y resultados garantizados.

A continuación, vamos a ver cuáles son los pasos que tienes que tener en cuenta a la hora de externalizar un servicio. Si bien, antes de empezar a tratar estos consejos, tenemos que hablar que este proceso es largo, pues se tiene que tomar una decisión con confianza.

Ganar externalizando es el objetivo

Si la organización no tiene claros los objetivos que pretende con la externalización de determinada actividad, es probable que el proveedor de tales servicios no pueda proporcionar la ayuda requerida. Los objetivos pueden ser reducir costes, liberar capacidad operativa en los empleados, que los clientes reciban atención profesional o simplemente absorber conocimiento y tecnología del proveedor. La definición de los objetivos y su posterior medición, resultan esenciales a la hora de emprender la externalización de servicios en forma efectiva.

Y Aunque la reducción de costes suele ser uno de los beneficios de externalizar, no siempre es así. Es importante considerar las verdaderas dimensiones del ahorro, ya que, eventualmente, puede no ser un valor significativo. Porque externalizar servicios no siempre es positivo, hay que ver caso por caso los servicios que traerían beneficios a la hora de externalizar.

Externalizar no es lo mismo que delegar. La externalización requiere supervisión y control por parte de la organización. Deben implementarse protocolos de control que aseguren el cumplimiento de los servicios, la calidad de estos y, por supuesto, obtener mediciones acerca del impacto real para asegurar una externalización de servicios de forma efectiva.

Las ofertas de precios atractivos siempre resultarán tentadoras. Sin embargo, es prudente analizarlas con lupa, ya que usualmente, los servicios muy baratos, pueden carecer de los índices de calidad requeridos. Y esto es algo de lo que hay que huir, pues lo importante es que el servicio que se externaliza sea de la misma calidad que el que podemos prestar.

Contar con varias opciones, y así mismo investigar la reputación del proveedor, sobre todo en la prestación del mismo servicio a empresas similares a la tuya, es un paso ineludible. En algunos tipos de servicios muy especializados, es probable que el personal del proveedor deba pasar por una etapa de formación, impartida por tu organización.

La externalización de servicios presenta una desventaja que no podemos dejar de mencionar. La organización pierde gran parte del control sobre el servicio contratado. Por ello, la solidez y el respaldo del proveedor deben ser suficientes para confiarle una parte importante de las actividades de tu organización. Pero aún así, debes contar con un plan B. Otro proveedor de respaldo, o contar con la estructura necesaria para reasumir los servicios contratados, pueden representar la diferencia entre una gran pérdida y un incidente pasajero.

Por último, debes de tener un control de calidad sobre el proveedor. Aún antes de contratar un proveedor de servicios, tu organización debe contar con personal idóneo y protocolos que permitan controlar día a día la calidad de los servicios prestados por el proveedor y el impacto que están teniendo en la operación de la organización.

 

 

24 septiembre, 2019