Cómo elegir proveedor de custodia externa de archivo

Cómo elegir proveedor de custodia externa de archivo

Los servicios de depósito y de custodia de archivos están basados en una buena protección de los documentos, por ello, externalizar los servicios de custodia que se contraten nos tiene que servir de garantía para poder recuperar los documentos en cualquier momento.

Externalizar la custodia y la documentación es un servicio de gran utilidad, rentable y beneficioso en el caso de que se haga bien. Vamos a ver una serie de variables que debemos tener en cuenta, pues como nos dicen los especialistas de gitdoc, externalizar la custodia de la documentación, que como servicio es de lo más interesante y rentable que mucha gente desconoce.

Instalación propia

Cuando las instalaciones para la custodia no están en propiedad existen una serie de riesgos cuando se ponen en manos de otras empresas el proteger la documentación.

Ubicadas en ciudad

Las instalaciones de custodia que es fuera de un núcleo urbano tienen una serie de riesgos a nivel de seguridad de la documentación si están aisladas.

Armarios que sean de tipo compacto

Cuando estamos ante instalaciones carentes de armarios compactos, tenemos una serie de riesgos, pues queda desprotegido la debida conservación de la documentación.

 Instalación para detectar y extinguir incendios

Las instalaciones de custodia sin instalación de detección y extinción de incendios tienen una serie de riesgos, puesto que el fuego es de los enemigos más importantes que tienen los archivos.

El acceso y el control del mismo

Las instalaciones para la custodia que no tienen un control de accesos con la debida eficiencia, tienen una serie de riesgos, pues se deja libre el que se pueda acceder a cualquier clase de documentos sin restricciones en este sentido.

Contar con una sala para todo tipo de soportes ópticos, magnéticos o fotográficos

El que existan instalaciones de custodia de archivo sin salas especiales para poder custodiar documentación en determinados soportes, es arriesgado, pues no hay así medidas ambientales adecuadas, lo que hace que se deteriore la información contenida por los mismos.

Aplicación específica para la gestión documental

Esta clase de instalaciones donde realiza la custodia conllevan algunos riesgos, pues no se puede llegar a realizar la recuperación de la documentación en el tiempo y forma que se deben.

Hay que estar seguros de que las instalaciones para la custodia de documentación tienen una serie de apps en concreto para poder abordar la gestión de documentos. Muchas de estas empresas que se dedican a ello, lo que hacen es contar con la totalidad de la documentación encriptada con códigos con los que es fácil que se produzca la recuperación por los trabajadores que tienen permisos y hacen que sea más complicada la ubicación para terceros malintencionados.

Por todo ello, lo mejor es contar con un control total de la documentación en cuestión, para poder ir realizando un seguimiento de cada uno de los pasos que se hagan con cada uno de los documentos.

ISO 27001 e ISO 9001

Las instalaciones para la custodia de archivos que carecen de las certificaciones ISO27001 e ISO9001 tienen una serie de riesgos, pues la seguridad de la información no está controlada, lo mismo que la calidad a la hora de gestionar los procesos.

Servicios de digitalización y destrucción en las propias instalaciones

Siempre es interesante tener unas instalaciones para custodiar los archivos que no contemplen la destrucción en las propias instalaciones, pues esto va a conllevar una serie de riesgos, pues se tiene que manipular por triplicado y por más personas los documentos existentes.

Flota de vehículos de la empresa y que se encuentren geolocalizados

El contar con unas buenas instalaciones es algo interesante, pues así no se corre el riesgo que de que quede en manos de terceros el traslado de la documentación.

Debe asegurarse, porque así se garantiza que solo va a ser transportada la documentación sin que haya riesgos de que se pueda deteriorar por trasladarse junto a otra clase de envíos. Además podemos conocer dónde está el vehículo y su documentación.

Así se reduce al mínimo que sea imprescindible, como por ejemplo con las entregas urgentes, la utilización de transporte externos, todo ello con las mejores garantías de que se hace un control exhaustivo, tanto del deporte como del estado del mismo.

Recursos Humanos con la debida cualificación

Las instalaciones para la custodia de archivo cuando no haya trabajadores con la debida cualificación tiene una serie de riesgos, pues no dejan de delegarse tareas de documentación que cuentan con información de carácter confidencial a las personas que no tienen los conocimientos específicos.

La custodia de documentos siempre es mejor que estén en manos de personal que tenga la debida cualificación, pues de esta forma se dan las garantías de que el trabajo estará bien realizado.

El conocimiento sobre un tema tan importante como es la documentación va a ser fundamental para que podamos tratar con la misma en un depósito de custodia. Los trabajadores que tienen buena cualificación es sabedor de lo importante que es tratar de forma adecuada la información y la documentación que pueda manejar.

Los trabajadores cualificados son más eficientes a la hora de tratar la documentación, pues va a saber lo que hacen, lo que deberán hacer y de qué forma lo tienen que hacer en base a la normativa nacional e internacional de archivística.

Medidas de contingencia

Las instalaciones para custodia de archivos que no tengan una serie de medidas escritas y viables en los casos de contingencia para que se pueda asegurar la continuidad del servicio tienen una serie de riesgos, pues no van a garantizar que el servicio pueda prestarse manteniendo las debidas medidas para la conservación de la documentación que se custodie. Todo esto hay que tenerlo muy claro para que no haya fallos.

Las políticas de continuidad, lo que hacen es garantizar que se minimiza el impacto en caso de que haya fallos, con una rapidez de ejecución y además lo que hacen es indicar que el proveedor tiene identificados los riesgos y puede controlarlos. Se puede garantizar que el proveedor tiene una respuesta planificada ante cualquier trastorno que se produzca.

14 diciembre, 2021