Características de un software de gestión documental

Características de un software de gestión documental

En este artículo hablaremos de las características de un software de gestión documental. Aunque las características de un software de gestión documental puede que sean de lo más variado, es preciso que se busquen una serie de características que podemos denominar básicas cuando se tiene que hacer una serie de características básicas cuando se tenga que seleccionar el proveedor:

Capacidad para la búsqueda

Hay mucho software de gestión documental que usa funciones de lo más potentes para la búsqueda a fin de que pueda servir de ayuda para que los usuarios puedan encontrar documentos y datos de forma rápida. Respecto a esto hablaremos de la búsqueda gracias a la función de autocompletar, buscar un texto completo o de apariencia que sea familiar.

Check in / check out

Con ambos, los empleados pueden optar por abrir un documento y efectuar un bloqueo del archivo en cuestión para que nadie haga los cambios a la vez. Esto será de gran ayuda de cara a garantizar que las ediciones no se realicen en varios tipos de archivos, lo que puede crear un trabajo mayor siempre de cara al futuro.

Controlar la versión

Cuando se controla la versión, se van guardando una serie de versiones de los documentos, de tal forma que el usuario pueda volver a las sesiones anteriores cuando se a necesario. Esto puede ser de gran utilidad en el caso de que alguien vaya a darse cuenta de que una sección de un archivo de Word se pueda borrar accidentalmente.

Registros de auditoría

Respecto a ello, el registro de auditoría es un historial completo de la totalidad de la actividad que se realizará en un archivo dentro de lo que es el software de gestión documental. En él incluiremos una serie de acciones tales como la de creación, cambio, copia, movimiento y eliminación de los documentos.

De esta forma las organizaciones se van a beneficiar de que se puedan identificar los procesos que no sean necesarios, lo que puede prevenir violaciones de seguridad y puedan cumplirse los estándares para el cumplimiento de las normas en cuestión.

Marcado

Esta clase de características hará posible que asignen determinadas fechas para el vencimiento. Cuando llegue el momento de la fecha, el documento se va a eliminar de manera automática o la persona va a poder recibir una notificación donde deberá deshacerse de dicho archivo.

En este sentido, hablamos de una característica de lo más útil cuando se deben cumplir una serie de requisitos que dictan la duración de la retención de los documentos que se traten.

Anotaciones

En este sentido, debemos saber que las anotaciones lo que harán es funcionar como si fueran a ser post-it, de tal forma que permitan a los usuarios que pueda agregarse o eliminarse información sobre los documentos sin que se vaya a alterar de manera permanente la imagen de origen.

Seguridad

Si hablamos de la seguridad, es preciso saber que, como nos comentan los expertos de programesdegestio.cat, hay una serie de mecanismos para la seguridad con los que vamos a poder controlar el acceso a una serie de partes del sistema y acciones. Existe un permiso que va a determinar la manera en la que los usuarios interactuarán con la información que tenga el sistema.

El software de gestión documental deberá permitir los siguientes permisos:

En cuanto de departamento

Todos los derechos se asignan por cada departamento.

En cuanto al sistema

Se establecerán algunos permisos globales que se van a aplicar a todos los grupos.

En cuanto al grupo

La forma más eficiente para la administración de la seguridad, puesto que solo va a ser preciso que se configuren los permisos de seguridad una sola vez para bastantes usuarios.

En cuanto al usuario

Se establecerán los permisos para las personas usuarias individualmente. Por todo ello será necesario una tabla que lo audite de forma detallada de tal manera que pueda ser comprendido lo que sucede y así se podrá ayudar a cumplir en lo legal. La tabla de auditoría nos mostrará el historial de transacciones en un sistema que se va basado en una serie de puntos.

La información de auditoría disponible tiene que tener los siguientes puntos:

La ID, la cual generará el sistema para cada una de las transacciones.

Nombre del usuario, donde va a venir el nombre de los usuarios que hicieron la transacción en concreto.

Fecha, hora, día y hora en la que se realizó la transacción.

Información, en la que va a venir detallada la transacción en cuestión.

Acción en la que se hablará de la acción en concreto que se realizó.

Después de todo lo que hemos hablado, seguro que vas a tener claro en fijar al elegir un software de gestión de documentos como es debido, algo que no es muy complejo, pero que precisará del tiempo necesario para que la adquisición que termines haciendola sea la adecuada y no caigamos en un error que puede ser evitado.

Una cosa de gran importancia es no fijarse en lo que cuesta a la hora de elegir. Como se suele decir, no piensen solo en el precio o terminarás lamentándolo. El presupuesto es algo muy importante, estamos todos de acuerdo, pero también existen más cosas en las que debes pensar, pues a veces una tarifa económica  del software en cuestión puede esconder unos servicios y funcionalidades menores.

Por todo ello, conviene meditar muy bien la decisión que se tome en este sentido, pues de una forma u otra puede condicionar de manera importante la efectividad de la compra. Podría ser un error el adquirir un software que luego a la hora de la verdad termine no siendo todo lo efectivo que sería deseable, algo que haría que, además del gasto de la primera compra de software deberíamos hacer una segunda, para comprar esta vez sí, el más adecuado.

Por lo tanto, paciencia y a mirar unos cuantos software y dejarse asesorar sobre cuál de ellos pueden ser los más acertados para nuestro negocio. Si tienes todo esto en cuenta, seguro que vuestra elección será todo un éxito.

23 enero, 2023